Obchodní podmínky a smlouva o zpracování údajů

Účinnost od: 21. června 2026

Provozovatel: VAPOL CZ s.r.o., IČO 26783789, se sídlem Zašová 270, 756 51 Zašová, Česká republika, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 26345 (dále jen „Poskytovatel“ nebo „VAPOL“).

Tento dokument představuje jednotný, závazný a úplný právní rámec pro užívání mobilní aplikace VOXIBLY a webového rozhraní na doméně voxibly.vapol.net (dále společně jen „Aplikace“ nebo „Služba“). Registrací, instalací nebo jakýmkoli užitím Služby vyjadřuje Uživatel svůj bezvýhradný souhlas s těmito podmínkami. Zpracování osobních údajů popisují Zásady ochrany soukromí.

ČÁST A: Všeobecné obchodní podmínky (ToS)

1. Úvodní ustanovení a hybridní charakter Služby (Dual-Track Model)

1.1. Služba VOXIBLY je poskytována jako software jako služba (SaaS) přes internet. Služba slouží k nahrávání audiozáznamů, jejich strojovému přepisu a následné analýze pomocí algoritmů umělé inteligence (AI).

1.2. Rozdělení uživatelů (Dual-Track): Smluvní vztah mezi Poskytovatelem a Uživatelem se řídí jedním ze dvou režimů v závislosti na statusu Uživatele:

Režim pro podnikatele (B2B): Pokud Uživatel při registraci nebo nákupu předplatného uvede své identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), nebo pokud z okolností vyplývá, že Službu užívá pro účely své podnikatelské činnosti, organizace práce nebo samostatného výkonu povolání, považuje se za „Podnikatele“. Vztah se řídí výhradně ujednáními pro B2B. Zákonná ustanovení na ochranu spotřebitele se nepoužijí.
Režim pro spotřebitele (B2C): Pokud Uživatel jedná mimo rámec své podnikatelské činnosti nebo samostatného výkonu povolání a při nákupu neuvede IČO, považuje se za „Spotřebitele“. Tento vztah se řídí kogentními ustanoveními na ochranu spotřebitele podle práva České republiky a Evropské unie.

1.3. Uživatel nese plnou odpovědnost za správnost a pravdivost údajů zadaných při registraci. Pokud Podnikatel neuvede své IČO, vystavuje se riziku porušení těchto podmínek; Poskytovatel je v takovém případě oprávněn jednostranně upravit fakturační údaje a aplikovat B2B režim ex post.

2. Uživatelský účet a věkové omezení

2.1. Službu jsou oprávněny užívat pouze plně svéprávné fyzické osoby, které dosáhly věku 18 let. Registrace osob mladších 18 let je přísně zakázána.

2.2. Uživatel je povinen zabezpečit své přístupové údaje. Sdílení uživatelského účtu se třetími osobami bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele je zakázáno.

2.3. Poskytovatel je oprávněn okamžitě, bez náhrady a bez předchozího upozornění zablokovat nebo trvale smazat účet Uživatele, pokud Uživatel porušuje tyto podmínky, obchází technické limity tarifů nebo vyvíjí činnost směřující k poškození infrastruktury Poskytovatele.

3. Platební podmínky a předplatné (Google Play Billing)

3.1. Služba je nabízena v bezplatném režimu s omezenými limity a v placených tarifech (Pro, Max) poskytovaných formou opakovaného měsíčního předplatného.

3.2. Veškeré transakce, platby, fakturace a správa předplatného jsou v mobilní aplikaci pro platformu Android realizovány výhradně prostřednictvím platebního systému Google Play Billing provozovaného společností Google. Smluvní a platební vztah při realizaci platby vzniká přímo mezi Uživatelem a společností Google jako zprostředkovatelem transakce.

3.3. Předplatné se automaticky obnovuje na další měsíční období, dokud jej Uživatel nezruší v nastavení svého účtu Google Play.

3.4. Poskytovatel poskytuje plnou součinnost při řešení technických problémů s přístupem ke Službě po provedení platby. Uživatel však bere na vědomí, že veškeré nároky na vrácení plateb (refundace) a reklamace platebních transakcí se řídí pravidly obchodu Google Play a musí být uplatněny přímo vůči společnosti Google.

4. Právo na odstoupení od smlouvy a jeho legální vyloučení

4.1. Pro Podnikatele (B2B): Podnikatel nemá právo od smlouvy o poskytování Služby (předplatného) odstoupit bez udání důvodu.

4.2. Pro Spotřebitele (B2C): Spotřebitel má podle § 1829 odst. 1 občanského zákoníku právo odstoupit od smlouvy uzavřené distančním způsobem ve lhůtě 14 dnů od jejího uzavření.

4.3. Vyloučení práva na odstoupení u digitálního obsahu (§ 1837 písm. l) občanského zákoníku): Spotřebitel výslovně bere na vědomí a souhlasí s tím, že digitální obsah (přístup k placeným funkcím VOXIBLY) mu bude zpřístupněn bezprostředně po dokončení nákupu (aktivace Služby). Provedením nákupu a aktivním zaškrtnutím příslušného pole (opt-in) v nákupním rozhraní Spotřebitel:

a) výslovně žádá o okamžité zpřístupnění Služby před uplynutím zákonné 14denní lhůty pro odstoupení od smlouvy;
b) bere na vědomí a dává výslovný souhlas s tím, že okamžikem úplného zpřístupnění Služby (započetím plnění) ztrácí své právo na odstoupení od smlouvy bez udání důvodu ve lhůtě 14 dnů podle § 1837 písm. l) občanského zákoníku.

4.4. Pokud Spotřebitel tento souhlas neudělí, Služba mu bude zpřístupněna až po uplynutí 14denní lhůty od uzavření smlouvy, přičemž po tuto dobu mu zůstává právo od smlouvy bez sankce odstoupit. Poskytovatel zašle Spotřebiteli potvrzení o uzavření smlouvy a udělení tohoto souhlasu na trvalém nosiči dat (e-mail).

5. Odpovědnost za vady a limitace náhrady újmy (SaaS & AI)

5.1. Vymezení ujednaných vlastností služby (Generativní AI): Uživatel bere na vědomí, že Služba využívá generativní modely umělé inteligence třetích stran (Google Vertex AI). Inherentní vlastností těchto modelů je, že generované výstupy (přepisy, analýzy, shrnutí) mají pravděpodobnostní charakter a mohou vykazovat nepřesnosti, věcné chyby nebo zkreslení (tzv. halucinace AI). Tyto vlastnosti a občasné nepřesnosti v přepisech či analýzách jsou smluvními stranami výslovně definovány jako ujednané vlastnosti Služby ve smyslu § 2389i a § 2389o občanského zákoníku, a nepředstavují vadu digitálního obsahu. Výstupy mají výhradně orientační a doporučující charakter.

5.2. Poskytovatel odpovídá za to, že Služba bude dostupná a funkční v ujednaném rozsahu po dobu trvání předplatného, s výjimkou plánované údržby a výpadků způsobených vyšší mocí nebo infrastrukturou třetích stran (např. Google Cloud Platform).

5.3. Limitace náhrady újmy (Liability Cap): Smluvní strany se dohodly na omezení odpovědnosti Poskytovatele za případnou újmu (majetkovou i nemajetkovou) vzniklou v souvislosti s užíváním Služby:

a) Poskytovatel v žádném případě neodpovídá za ušlý zisk, nepřímé škody, následné škody, ztrátu dat, ztrátu obchodních příležitostí nebo rozhodnutí učiněná na základě výstupů generovaných AI.
b) Odpovědnost Poskytovatele za újmu způsobenou prostou nedbalostí (prostým opomenutím či technickým selháním) vůči Uživateli je omezena finančním stropem vyjádřeným v českých korunách (Kč) podle následujícího vzorce: L_limit = max(1000; Σ M_i) pro i = 1 … n, kde n = 3 Kde M_i představuje výši měsíčního poplatku za předplatné skutečně uhrazenou Uživatelem v měsíci i, přičemž n = 3 kalendářní měsíce bezprostředně předcházející měsíci, v němž došlo ke škodní události. Strop tedy odpovídá vyšší z hodnot: 1000 Kč, nebo součet poplatků za poslední 3 měsíce.

5.4. V souladu s § 2898 občanského zákoníku se výše uvedené omezení odpovědnosti nevztahuje na újmu způsobenou člověku na jeho přirozených právech (např. zdraví, osobnostní práva), nebo na újmu způsobenou úmyslně či z hrubé nedbalosti. Toto omezení se uplatní vůči Spotřebitelům v maximálním rozsahu povoleném kogentními normami na ochranu spotřebitele.

6. Zásady férového užívání (Fair Use Policy – FUP)

6.1. Poskytovatel stanovuje maximální měsíční limity zpracování audia pro jednotlivé tarify (např. bezplatný tarif: 60 minut nahrávek a 60 minut sparringu měsíčně).

6.2. Pokud Uživatel tyto limity překročí, obchází je vytvářením více účtů, nebo užívá automatizované skripty (boti) k přetěžování API, je Poskytovatel oprávněn okamžitě omezit rychlost přenosu dat, dočasně pozastavit poskytování Služby nebo zrušit uživatelský účet bez náhrady.

7. Civilní regresní a indemnifikační doložka (Nahrávky a ochrana dat)

7.1. Uživatel bere na vědomí, že ve vztahu k pořízeným audiozáznamům a osobním údajům třetích osob zachyceným na nahrávkách vystupuje jako samostatný správce osobních údajů podle GDPR. Poskytovatel je v pozici technického zpracovatele, který pouze poskytuje úložiště a nástroje pro analýzu na pokyn Uživatele.

7.2. Uživatel se zavazuje nahrávat výhradně záznamy, u kterých disponuje platným právním titulem pro zpracování osobních údajů dotčených třetích osob (např. prokazatelným souhlasem účastníků schůzky) a splnil vůči nim informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR.

7.3. Indemnifikační doložka (Zproštění odpovědnosti): Vzhledem k tomu, že veřejnoprávní odpovědnost za správní delikty a případnou trestní odpovědnost nelze smluvně přenést na jiný subjekt, sjednávají strany civilní regresní nárok. Uživatel se zavazuje plně odškodnit, obhájit a podržet Poskytovatele bez újmy (indemnifikovat) ve vztahu k jakýmkoli nárokům třetích osob, nákladům na právní zastoupení, škodám a zejména správním pokutám pravomocně uloženým Poskytovateli ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) nebo jiných dozorových orgánů, které Poskytovateli vzniknou v důsledku:

a) pořízení nahrávky Uživatelem bez platného právního titulu nebo bez souhlasu dotčených osob;
b) porušení povinností správce ze strany Uživatele podle GDPR, zákona o zpracování osobních údajů nebo těchto podmínek.

7.4. Uživatel je povinen uhradit Poskytovateli takto vzniklou škodu či regresní nárok v plné výši do 15 dnů od doručení písemné výzvy Poskytovatele, včetně nákladů na právní zastoupení spojených s obranou v příslušném správním nebo soudním řízení.

8. Rozhodné právo, sudiště a mimosoudní řešení sporů

8.1. Veškeré právní vztahy vznikající na základě nebo v souvislosti se Službou se řídí výhradně právním řádem České republiky, s vyloučením kolizních norem a Úmluvy OSN o smlouvách o mezinárodní koupi zboží.

8.2. Sudiště pro Podnikatele (B2B): Sjednává se výlučná místní a věcná příslušnost soudů České republiky, a to konkrétně věcně příslušného soudu v Ostravě (podle sídla Poskytovatele).

8.3. Mimosoudní řešení pro Spotřebitele (B2C): V případě vzniku spotřebitelského sporu, který se nepodaří vyřešit vzájemnou dohodou, má Spotřebitel právo podat návrh na mimosoudní řešení takového sporu určenému subjektu mimosoudního řešení spotřebitelských sporů (ADR), kterým je Česká obchodní inspekce (ČOI), Ústřední inspektorát – oddělení ADR, Štěpánská 44, 110 00 Praha 1, adr.coi.cz.

8.4. Spotřebitel může využít rovněž platformu pro řešení sporů online zřízenou Evropskou komisí na adrese ec.europa.eu/consumers/odr.

ČÁST C: Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA)

Tato Smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „DPA“) se uzavírá mezi Uživatelem (jakožto „Správcem“) a společností VAPOL CZ s.r.o. (jakožto „Zpracovatelem“) v souladu s článkem 28 odst. 3 GDPR. Tato DPA je uzavřena automaticky okamžikem dokončení registrace Uživatele do Služby.

1. Předmět, účel a doba trvání zpracování

1.1. Předmět zpracování: Zpracovatel se zavazuje zpracovávat pro Správce osobní údaje zachycené na audiozáznamech (nahrávkách), přepisech a textových analýzách, které Správce pořídí, nahraje nebo vygeneruje v rámci užívání Služby VOXIBLY.

1.2. Účel zpracování: Účelem zpracování je výhradně technické poskytování funkcí Aplikace (uložení audio dat, převod řeči na text, strojová sémantická analýza, shrnutí textu a správa výstupů).

1.3. Doba trvání: Tato DPA se uzavírá na dobu trvání smluvního vztahu o užívání Služby (ToS) a zaniká smazáním uživatelského účtu.

2. Povinnosti Zpracovatele (VAPOL)

Zpracovatel se zavazuje splnit následující zákonné povinnosti podle čl. 28 GDPR:

2.1. Pokyny Správce: Zpracovatel zpracovává osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Správce (včetně pokynů udělených technicky prostřednictvím uživatelského rozhraní Aplikace při spuštění nahrávání či analýzy).

2.2. Množství dat a mlčenlivost: Zpracovatel zajistí, aby se osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (např. prověření interní vývojáři VAPOLu) zavázaly k mlčenlivosti nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti.

2.3. Zabezpečení: Zpracovatel implementuje vhodná technická a organizační opatření k zajištění úrovně zabezpečení odpovídající danému riziku (čl. 32 GDPR), zejména:

a) šifrování dat při přenosu (HTTPS/TLS protokoly) a šifrování dat v klidu na cloudových úložištích (AES-256);
b) striktní řízení přístupových práv (IAM) zamezující neoprávněnému přístupu k databázím;
c) pravidelné testování a zálohování dat k zajištění dostupnosti a obnovitelnosti.

2.4. Součinnost: Zpracovatel je povinen napomáhat Správci při plnění jeho povinností reagovat na žádosti o výkon práv subjektů údajů a při zajišťování souladu s povinnostmi podle článků 32 až 36 GDPR (zabezpečení, ohlašování porušení, posouzení vlivu DPIA), a to v míře odpovídající povaze zpracování a informacím, které má k dispozici.

2.5. Audity: Zpracovatel poskytne Správci na základě písemné žádosti veškeré informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR a umožní audity, včetně inspekcí, prováděné Správcem nebo nezávislým auditorem. Náklady na takový audit nese plně Správce.

2.6. Naložení s daty po ukončení: Po ukončení poskytování Služby a uplynutí 30denní ochranné lhůty (viz čl. 5 Zásad ochrany soukromí) Zpracovatel na základě rozhodnutí Správce všechny osobní údaje buď vymaže, nebo vrátí Správci, a vymaže existující kopie, ledaže právo EU nebo členského státu vyžaduje uložení daných osobních údajů.

3. Povinnosti Správce (Uživatele) a přísný zákaz citlivých údajů

3.1. Správce nese plnou odpovědnost za určení právního základu (titulu) pro zpracování osobních údajů na nahrávkách a za splnění informační povinnosti vůči dotčeným osobám.

3.2. PŘÍSNÝ ZÁKAZ ZPRACOVÁNÍ ZVLÁŠTNÍCH KATEGORIÍ ÚDAJŮ (citlivá data): Správce je povinen zajistit, aby nahrávky a jejich přepisy neobsahovaly zvláštní kategorie osobních údajů podle článku 9 GDPR, tj. údaje odhalující:

rasový či etnický původ, politické názory, náboženské vyznání či filozofické přesvědčení;
členství v odborech;
genetické údaje, biometrické údaje zpracovávané za účelem jedinečné identifikace;
údaje o zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci.

3.3. Vyloučení odpovědnosti Zpracovatele: VAPOL nemá žádný technický ani organizační mechanismus, jak přítomnost citlivých dat detekovat. Pokud Správce tento zákaz poruší, činí tak na vlastní riziko a odpovědnost. Zpracovatel nenese žádnou odpovědnost za zpracování citlivých údajů v rozporu s čl. 9 GDPR. Porušení tohoto zákazu zakládá právo Poskytovatele na okamžité smazání dat a zablokování uživatelského účtu.

4. Další zpracovatelé (Subprocesoři)

4.1. Správce uděluje Zpracovateli obecné písemné povolení k zapojení dalších zpracovatelů (subprocesorů).

4.2. Hlavním subprocesorem, kterého Zpracovatel zapojuje do zpracování nahrávek a analýz, je Google Cloud EMEA Limited, se sídlem Velika Gordana, Dublin, Irsko (s využitím cloudové infrastruktury Google Cloud Platform v EU).

4.3. Zpracovatel se zavazuje informovat Správce o veškerých zamýšlených změnách týkajících se přijetí dalších subprocesorů nebo jejich nahrazení (např. formou oznámení v Aplikaci nebo e-mailem), a poskytnout tak Správci možnost vyslovit proti těmto změnám námitky. Na subprocesora musí být přeneseny stejné povinnosti na ochranu údajů, jaké jsou uvedeny v této DPA.