Zásady ochrany soukromí
Účinnost od: 21. června 2026
Tato část definuje, jak společnost VAPOL CZ s.r.o. (jako správce nebo zpracovatel) nakládá s osobními údaji Uživatele a třetích osob v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Úplné znění obchodních podmínek a smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA) najdeš v Obchodních podmínkách.
1. Rozsah, účely a právní tituly zpracování dat Uživatele
VAPOL zpracovává osobní údaje Uživatelů (držitelů účtů) jako Správce osobních údajů pro následující účely:
| Kategorie osobních údajů | Účel zpracování | Právní titul dle GDPR | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Registrační údaje (e-mail, jméno, příjmení, u B2B také IČO, DIČ, sídlo) | Správa uživatelského účtu, technická autorizace, zajištění izolace dat. | Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. | Po dobu aktivní existence uživatelského účtu. |
| Provozní a technické údaje (IP adresa, typ zařízení, logy aktivity, diagnostika) | Zajištění kybernetické bezpečnosti, detekce podvodů a FUP, optimalizace stability. | Oprávněný zájem Správce dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. | Maximálně 12 měsíců od pořízení záznamu. |
| Nahrávky a přepisy Uživatele (audiozáznamy, kde mluví sám registrovaný Uživatel) | Poskytování základní funkcionality Služby (přepis, analýza, uložení). | Plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. | Do smazání Uživatelem, nebo do zrušení účtu (plus 30 dní ochranná lhůta). |
2. Nahrávky třetích osob a rozdělení rolí
Pokud Uživatel prostřednictvím Aplikace pořizuje nebo nahrává záznamy jednání, schůzek, přednášek či hovorů, na kterých jsou zachyceny hlasy a osobní údaje třetích osob:
- Uživatel vystupuje jako výhradní a samostatný Správce osobních údajů těchto třetích osob. Určuje účel a prostředky zpracování (nahrává schůzku pro své pracovní/podnikatelské účely).
- VAPOL vystupuje výhradně jako Zpracovatel osobních údajů. Provádí technické zpracování (uložení, převod řeči na text, analýza pomocí AI) výhradně na základě pokynů Uživatele (čl. 28 GDPR).
VAPOL nemá k těmto nahrávkám aktivní přístup, neprovádí jejich nezávislou kontrolu ani je nevyužívá pro vlastní účely. Právní vztah zpracování je upraven ve smlouvě o zpracování osobních údajů (DPA) — viz Obchodní podmínky.
3. Zpracování dat prostřednictvím Google Vertex AI
Pro účely převodu audiozáznamů na text (Speech-to-Text) a následnou analýzu textu (LLM analýza) jsou data Uživatele technicky přenášena do cloudové infrastruktury Google Cloud Platform (konkrétně rozhraní Google Vertex AI).
Bezpečnostní záruky Enterprise rozhraní: VAPOL využívá výhradně placené firemní (enterprise) rozhraní Google Cloud. Společnost Google smluvně garantuje, že:
- veškerá přenášená data (audio, prompty, přepisy i vygenerované analýzy) jsou přísně izolována v rámci zabezpečeného tenantu VAPOL;
- Google nepoužívá a nesmí použít žádná data Uživatelů, nahrávky, přepisy ani prompty k trénování svých veřejných modelů umělé inteligence (včetně rodiny modelů Gemini);
- přenos dat a jejich zpracování probíhá v šifrované podobě jak při přenosu (in transit), tak při uložení (at rest).
4. Lokalita dat a přeshraniční přenosy
Veškerá data Uživatele jsou primárně ukládána a zpracovávána v datových centrech společnosti Google situovaných na území Evropské unie (zejména Frankfurt nad Mohanem, Německo a Saint-Ghislain, Belgie).
Případný záložní technický přenos dat vůči mateřské entitě Google LLC v USA je právně a technicky zajištěn na základě certifikace EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF), k níž se Google LLC aktivně hlásí, a Standardních smluvních doložek (SCCs) integrovaných v globální zpracovatelské smlouvě Google Cloud.
5. Retenční lhůty a smazání dat
Data jsou uchovávána po dobu aktivního trvání uživatelského účtu.
Ochranná lhůta (soft delete): Po smazání nahrávky nebo celého účtu Uživatelem platí 30denní ochranná lhůta. Během této doby jsou data uložena v izolovaném koši a Uživatel je může obnovit. Po uplynutí 30 dnů dochází k trvalému, nevratnému přepsání a smazání dat ze všech serverů a záloh Poskytovatele. Svůj účet můžeš smazat přímo v aplikaci v nabídce Nastavení → Smazat účet, nebo o smazání požádat e-mailem na voxibly@vapol.net.
Neaktivní bezplatné účty: Pokud je bezplatný účet neaktivní po dobu delší než 12 měsíců, vyhrazuje si Poskytovatel právo účet i veškerá data po předchozím upozornění (zaslaném e-mailem s předstihem 30 dnů) trvale smazat.
6. Práva subjektů údajů (Uživatelů)
Jako registrovaný Uživatel (subjekt údajů) máš vůči VAPOLu následující práva, která můžeš uplatnit na e-mailu voxibly@vapol.net:
- Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR);
- Právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR);
- Právo na výmaz (právo být zapomenut – čl. 17 GDPR);
- Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
- Právo na přenositelnost dat ve strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR);
- Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21 GDPR).
Uživatel má rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz).
Služba neprovádí žádné automatizované individuální rozhodování s právními či obdobnými účinky ve smyslu čl. 22 GDPR.
7. Správce údajů a kontakt
Správcem osobních údajů je VAPOL CZ s.r.o., IČO 26783789, se sídlem Zašová 270, 756 51 Zašová, Česká republika. S dotazy k ochraně soukromí se obrať na voxibly@vapol.net.